Persona stanca oppressa dal superlavoro

Come evitare di perdersi in attività inutili e ripetitive

Osservo spesso il comportamento di moltissime persone e mi sono accorto come la maggior parte occupi una importante fetta del tempo libero incollata allo smartphone, occupata a giocare, chattare o postare sui social.

Questi comportamenti puntualmente si replicano anche in ambito lavorativo e di studio.

Mi sono chiesto se tali comportamenti portino un valore aggiunto alla qualità della nostra vita e arricchiscano le relazioni di scambio con gli altri.

La risposta che mi sono dato è un deciso no. La tecnologia è diventata un mezzo insostituibile nella gestione dei processi lavorativi, ma per quanto riguarda il nostro tempo libero, ho forti dubbi che Facebook sia un sostituto dei rapporti amicali e parentali nel mondo reale.

Alla luce di queste riflessioni, se sei impegnato in un tuo progetto importante teso a migliorare drasticamente il tuo tenore di vita e ambisci ad avere un ruolo chiave nel tuo settore di attività, ho preparato un piccolo vademecum di comportamenti da evitare, se vuoi essere più produttivo e maggiormente efficiente.

1# Il controllo frenetico dell’e-mail

Il mondo della comunicazione in ambito professionale e aziendale ruota ancora intorno allo scambio di e-mail.

Benché queste rappresentino un aspetto cruciale della tua attività lavorativa, non c’è nessuna ragione per cui tu debba essere incollato continuamente al monitor del tuo PC, o al display del tuo smartphone, per seguirne il flusso. Un buon 70% è rappresentato da pubblicità, newsletter e notifiche provenienti dai social.

Perciò rilassati, e fissa non più di due momenti della giornata per il controllo della posta. Non sarai giudicato per questo meno efficiente dai tuoi clienti o conoscenti.

2# Centinaia di e-mail nella tua posta in arrivo

L’argomento “e-mail” merita un po’ di attenzione, perché un’altra abitudine diffusissima è quella di tenere tutti i messaggi importanti nella casella di posta in arrivo, col risultato che ben presto la tua inbox si affolla di e-mail vecchie di giorni, se non settimane.

Se ad esempio devi cercare una e-mail importante, ti può far perdere preziosi minuti. Ecco perché ti consiglio di sfruttare la funzione di archiviazione presente in tutti i programmi di posta elettronica e le web mail evolute come, ad esempio, Gmail.

Le e-mail già lette e che vuoi conservare spariranno dalla tua inbox, ma saranno ancora disponibili all’occorrenza. L’obiettivo è quello di portare il numero di messaggi della tua inbox a zero.

3# Consultare blog e siti di informazione

Tenersi aggiornati su ciò che conta davvero nel tuo lavoro dovrebbe essere una priorità. Questo non significa occupare parte della giornata a consultare siti e blog di riferimento nel tuo settore, o almeno non dovrebbe essere una routine quotidiana.

Se c’è un sito che trovi interessante, iscriviti alla newsletter o semplicemente segui i Feed RSS. Risparmierai un sacco di tempo.

4# Trascurare l’informazione su carta

Trascorrere la maggior parte del tempo on line, tra lavoro e ricerca di informazioni non è né salutare né proficuo. Informati se alcuni degli argomenti strategici per il tuo business siano reperibili su riviste cartacee e se ne vale la pena abbonati.

E’ meno faticoso leggere su carta che passare ore ed ore davanti al monitor. E troverai egualmente le informazioni che cerchi con minor sforzo e in minor tempo.

Considera che la nostra civiltà ha un rapporto secolare con la carta stampata. Internet ha meno di vent’anni di storia alle spalle.

5# Postare su più social contemporaneamente

Se la tua attività prevede una forte interazione con i social media, diventa dispendioso in termini di energia e di tempo postare su più di un social alla volta.

In questi casi, ti suggerisco di avvalerti di specifici servizi web dedicati, ad esempio Hootsuite .

6# Farsi prendere dal multitasking

E’ facile cedere alle numerose distrazioni che possono interrompere un lavoro importante. Un segnale sonoro che ti avvisa di una e-mail, una telefonata improvvisa, una consultazione al volo sul web, sono tutti eventi ruba-tempo che occorre evitare. Una accorta strategia anti-interruzione, può tuttavia fare la differenza:

  • attiva una segreteria telefonica che faccia da filtro alle chiamate inopportune (e questo vale anche per Skype);
  • chiudi il client e-mail o il browser per il tempo necessario, in modo che non giungano segnali sonori o notifiche a video (vedi anche il punto 1);
  • fai sapere ai tuoi clienti o potenziali clienti quando ci sei per loro. Se hai un sito o hai un’impresa locale e usi Google My Business, puoi inserire informazioni precise e dettagliate sulla tua reperibilità.

7# Fattore musica

Sul fatto che la musica possa distrarti o aiutarti nella concentrazione sono d’accordo che sia un fatto soggettivo.

Sul tipo di musica che dovresti ascoltare ti suggerisco una musica strumentale soft. Volume medio-basso, mi raccomando, soprattutto se ascolti in cuffia. Dubito che una melodia sparata a tutto volume possa aiutarti a svolgere bene e velocemente il tuo lavoro, senza contare il fatto che il tuo udito potrebbe risentirne.

Sono sicuro che questi consigli ti faranno risparmiare minuti preziosi nell’arco della giornata, minuti che diventeranno ore, se ci pensi, nell’arco di un mese.

Hai anche tu dei suggerimenti per risparmiare tempo che non hai trovato in questo elenco? Scrivilo nel box dei commenti qui sotto. Alla prossima!

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